Grundläggande om kontohantering vid upphörande av anställning

Allt har ett slut, likaså anställningar. När en anställning upphör så uppstår ofta frågan ”hur hanterar vi personens konto och epost m.m.?”. I värsta fall så uppstår frågan inte alls och i bättre fall så har man en offboarding-checklista man följer där detta ingår.

Så vad behöver man som minimum hantera gällande personens spår och ansvar i er Office 365-miljö?

1. Genomgång och överlämning av dokument

Om möjligt så boka in en genomgång där både personen som ska sluta och den som ska ta över ansvaret för den anställdes information m.m. är med. Går inte detta av någon anledning så behöver informationen gås igenom ändå.

• a) Dokument i Teams/SharePoint
  Gå igenom de Team som personen medverkat i och se om det finns några viktiga dokument som behöver gås igenom så att nästa person med säkerhet kan ta ansvar över innehållet.
• b) Dokument i OneDrive
  Gå igenom och kolla om det finns några filer på personens OneDrive som är av intresse – flytta över till lämpligt Team eller SharePoint-webbplats. Det går också att tilldela ägarskap för personens OneDrive till någon annan inom företaget om detta är vägen man vill gå för att hantera filerna.
• c) Dokument lagrade lokalt i dator eller på övriga platser
  Kolla med användaren så att det inte ligger några viktiga dokument på personens lokala hårddisk eller andra system. Det händer att personer använder andra system för att lagra information såsom Dropbox, Trello m.m. Det är viktigt att ställa frågan för att undvika kvalitetsbristkostnader i form av försvunnen information.

Flytta informationen till "rätt ställe" och tilldela ägarskap

Se till att flytta in alla information som ska sparas till rätt plats i enlighet med er framtagna struktur för information så att den är lätt och logisk att hitta. Om ni märker att det är oklart var dokument ska ligga är det ett tecken på att ni har luckor i er informationsstruktur.

Ständiga förbättringar

Upptäcker du att information har lagrats på ”fel plats” enligt er policy och tänkta informationsstruktur är risken stor att det finns fler som gör på liknande sätt. Fånga upp dessa signaler och agera på dem med uppdaterad information/utbildning/nyheter m.m. Försök alltid hjälpa alla anställda att göra rätt i större utsträckning – det vinner alla på!

2. Hantering av epost

Beroende på situation så finns det några olika vägar att gå för att hantera epost.

Finns det möjlighet är det bra om den som slutar går igenom epost och vidarebefordrar/lyfter ut den information som är viktig. Det är vanligt att man under en period, exempelvis ett år, vill spara personens epost och även se till att inkommande epost till personens e-postadress fångas upp.

Spara tidigare anställds postlåda.

Detta gör du enklast genom att exportera epostlådan till en så kallad PST fil som sedan sparas i valfritt arkiv (exempelvis en webbplatssamling eller ett team).

Vidarebefordra inkommande epost

Alternativ 1 – delad epostlåda

Det går att lösa på lite olika sätt men vi rekommenderar att ni gör om personens epostlåda till en delad epostlåda och tilldela ägarskap till den som ska ta hand om denna epost. Då har man tillgång både till tidigare epost och ny inkommande epost framöver. En delad epostlåda kräver heller inte en licens dvs är ”gratis”. Läs mer om hur man gör här

Alternativ 2 - epostalias

Om ni har tagit bort personens konto så har ni också frigjort personens e-postadress som då kan läggas in som ett så kallat ”alias” på någon annans konto. Om en eva@företag.exempel lägger in erik@företag.exempel som alias, så kommer all epost till Erik alltså att hamna i evas inkorg. Kom ihåg att informera alla som e-postar till denna e-postadress att uppdatera sitt register så att man fasar ut e-postadressen över tid.

Alternativ 3 – använd personens konto

Ett tredje sätt skulle kunna vara att nollställa personens lösenord och att sedan den som ska ta över får använda personens konto och lägga till det i sin Outlook. Om man inte vill lägga till det som ett extra konto i Outlook kan man i stället logga in en gång och lägga in en vidarebefordringsregel som skickar vidare all inkommande epost. Båda dessa alternativ kräver som minimum att du har en Exchange Online (alternativ 1 = mindre än 50GB lagringsutrymme, eller alternativ 2 om det finns krav på mer än 50 GB i lagringsutrymme).

3. Hantering av ägarskapet av digital information

Team och SharePoint-webbplatser

Titta igenom vilka team och webbplatser som personen är ansvarig för, se till att det finns minst en ägare för dessa även efter att personen har slutat.

Information om vilka team en person är med i eller är ägare för finns i Teams admin-center, läs mer här: Se vilka Teams användaren är med i

Register och innehåll i register

Gå igenom och ta över personens ägarskap/ansvar för olika listor och register och rader i register -exempelvis "ansvarig för avvikelser", tilldelade uppgifter i Microsoft Planner m.m.

4. Kontohantering 

 Slutligen så är det bra att låsa ner kontot för att hindra obehörig åtkomst, du kan:

• Blockera användarens åtkomst till Microsoft 365-tjänster
• Förhindra inloggning
• Blockera mobila enheter
• Ta bort alla licenser - För att undvika onödiga kostnader behöver du rensa bort licenserna som är tilldelade. Kom ihåg att när du tar bort eller raderar en licens sparas användarens gamla e-post, kontakter och kalender i 30 dagar, och tas sedan bort permanent.  

Övrigt

Glöm inte heller att rensa personens dator, mobil, iPad m.m. från information.

5. GOTCHA – redan nedladdade dokument

Kom ihåg att om personen har hämtat ner dokument genom att exempelvis ladda ner information eller använda sig av OneDrive Sync klient, så kommer dokumenten att fortsatt vara tillgängliga från den eller de datorer där så har skett. Så där är det viktigt att både ha en policy kring vad som gäller och ha en rutin för hur detta ska hanteras inom just ert bolag.

‍