Du har säkert hört talas om eller använder redan idag Office 365 men är fundersam på om ni verkligen tar tillvara på potentialen i produkten. Det här är en guide som vi uppdaterar löpande för att ge en överblick och insikt i Office 365 och dess möjligheter.
Office 365 (för företag) är en samling produkter och tjänster från Microsoft. Det inkluderar bland annat en prenumeration på Office-paketet (Word, Excel och PowerPoint) för alla dina enheter, verktyg för röst och videosamtal, fildelning och dokumenthantering, e-post, projektstyrning, intranät och hantering av publicerad information (ex policyer, informationssidor, ledningssystem), m.m.
Kort sagt innehåller Office 365 alla de verktyg du behöver för att lyckas med din digitala arbetsplats. - Det mobila kontoret du alltid har med dig oavsett vart du är.
Med Office 365 får du de moderna verktygen för samarbete som låter dina medarbetare skapa, hitta, dela och samarbeta digitalt. Skriva och dela dokument, lagra uppgifter, hantera projekt m.m.
Användare får verktyg som kontinuerligt förbättras och automatiskt hålls uppdaterade i den takt som vi har blivit vana vid i en moln-baserad värld.
Självklart fungerar verktygen oavsett om du vill logga in från din mobil, din bärbara jobbdator eller från biblioteket på landet i Danmark.
Nedan kommer vi gå igenom mer strukturerat vad varje sak är för att du enklare ska kunna förstå varför det är viktigt för dig och ditt bolag.
Word, Excel, PowerPoint, Outlook m.m. De gamla vanliga produkterna nästan alla på planeten känner till. Men nu är det inte längre bara Office för datorn. Idag finns Office även för webben, mobilen och surfplattan.
Du kan köpa en licens för Office 365 som innehåller, eller inte innehåller, Officepaketet. Det absolut vanligaste är att köpa den som innehåller det.
SharePoint är molntjänsten där du lagrar filer och information som flera personer behöver komma åt. Det är en hel plattform för samarbete över organisations-, avdelnings- och team-gränser för företag av alla storlekar. Microsoft själv kallar det för "Ditt mobila, intelligenta intranät".
Med Team-sites eller grupper i SharePoint hanterar du ett team eller projekts dokumentation, antingen som dokument eller som anteckningar i den delade OneNote anteckningsboken som följer med varje SharePoint teamsite och för att sprida information skapar du sidor och nyheter direkt i SharePoint.
Utöver detta kan du på olika sätt visa information från andra källor via integrationer, antingen med hjälp av de som finns tillgängliga out of the box eller genom att skräddarsy dem med hjälp av utvecklare.
Målet med SharePoint är att kunna skapa, dela, hitta och samarbeta kring information i hela företaget samt att kunna informera och engagera, ta vara på er kollektiva kunskap och omforma affärsprocesser.
De allra flesta som använder SharePoint sätter upp en standardiserad startsida och styr om alla anställdas webbläsare till att ha denna som startsida. Där lägger du snabblänkar till andra applikationer, bolagsnyheter, navigation till andra delar, kalender och annat som du vill att alla ska ha sett i alla fall en gång om dagen. Ett sätt att sy ihop hela lösningen och få det att kännas som en ingång till allt ni har.
I det moderna SharePoint brukar vi pratar om två olika typer av ytor; Teamsiter och Kommunikationssiter. Du kan faktiskt på namnet rätt bra gissa dig fram till vad respektive typ av site är till för och det visar även att SharePoint sitter på ett par olika hattar. Dina informationssidor, policyer, manualer m.m. går till kommunikationssiterna - samarbetet, projekten och avdelningarna hamnar på teamsiterna.
Många av världens bästa intranät är skapade på SharePoint så du har säkert redan stött på det även om det kallades något annat på din arbetsplats.
Teams är en hubb för samarbete i realtid över hela organisationen - konversationer, chatt, röst, video och konferens
Grupper (som vi nämnde ovan) _kan_ ha Teams påkopplat och finns det ett Team finns det också en SharePoint-site.
Varje grupp i Teams har en eller flera kanaler -se det som kategorier av diskussioner. Kanalen Allmänt/General är standardkanalen som alla Team får. För marknadsteamet kanske du vill ha ett par andra kanaler som Vårkampanjen 2023, Idéhörnan och Omvärldsbevakning medan du i Ekonomiteamet vill ha kanalerna Budget och Rapporter.
Till varje grupp skapas automatiskt ett dokumentbibliotek där alla teamets filer och dokument sparas och skapas enligt strukturen -1 mapp/kanal.
Kanalstrukturen i Teams återspeglas också i SharePoint och i OneDrive som dokumentmappar för de olika kanalerna.
En spännande sak med teams är möjligheten att koppla på integrationer med andra system. Exempelvis kan du sätta upp en nyhetskoppling i kanalen Omvärldsbevakning och automatiskt få konkurrenternas publika nyheter publicerade som inlägg direkt i kanalen. I kanalen Vårkampanjen 2023 kanske du vill se så fort någon ändrat status på en aktivitet i Planner och i kanalen Idéhörnan vill du se när någon skapat ett formellt förbättringsförslag i en SharePoint lista (det går att göra sådana flöden med out of the box "appar" i Teams eller med hjälp av Power Automate)
Skype tillhandahåller realtidschatt, VoIP, ljud, video och webkonferenser - dvs samma saker som Teams fast teams har fler funktioner så valet från Microsoft är rätt logiskt.
Microsoft jobbar med att ersätta Skype for Business med Microsoft Teams. Det går fortsätta använda Skype For Business ett tag till då det kommer ta ett tag för Microsoft att få klart hela storyn kring hur Teams ska ersätta Skype.
Det här är oftast det som gör att människor får upp ögonen för Office 365. Outlook ger dig moln-lagrad e-post, uppgifter och kalendrar som lagras säkert och är åtkomligt vart du än befinner dig.
Ett väldigt bra alternativ till att ha en e-post server i källaren som måste uppgraderas och hanteras.
Uppgiftslistor med din dag i fokus. I Microsoft To-Do kan du hantera, prioritera och slutföra de viktigaste uppgifter som du behöver göra varje dag.
Skapa uppgifter i Outlook och prioritera och hantera i To-Do så att du kan lägga tid på det som är viktigt.
Lagra och dela personliga filer som tillhör företaget, på ett enkelt sätt, oavsett vart du är.
OneDrive ger varje användare 1TB lagring vilket borde täcka de allra flestas behov.
Mycket krut från Microsoft har på senaste tiden lagts på att skapa en enkel upplevelse för att dela filer med andra. Du kan samarbeta, i realtid, i samma dokument som en leverantör du delat en fil med och veta att allt lagras versionshanterat i OneDrive.
Om någon exempelvis skulle råka ta bort allt innehåll från filen går det att återskapa från en tidigare version. Det är en trygghet som gör det enklare att anamma ett kollaborativt arbetssätt jämfört med det tidigare där bara hela färdiga versioner delades mellan medarbetare via e-post.
Målet med OneDrive är att du ska kunna ha säker åtkomst till dina filer oavsett vart du befinner dig i världen och från vilken enhet som helst.
Eftersom du kan skicka en länk till ett dokument undviker du även att ni jobbar på olika versioner och att någon i slutändan behöver sammanfoga e-postade ändringar från 10 olika dokument.
Viva Engage (fd Yammer) är den produkt i Office 365 som är mest likt sociala media som Facebook.
Du har grupper och du har flöden där människor (eller botar) kan skriva inlägg, kommentera, dela och gilla.
Vid första anblick är överlappet med Teams rätt stort och att välja rätt kan vara svårt. Vi förespråkar idag att använda Teams såvida du inte har ett väldigt specifikt business case som gör Viva Engage till det rätta valet - eller varför inte använda både Teams och Viva Engage?
Power Automate är en av de mest intressanta produkter som dykt upp på marknaden på senaste tiden. Syftet med verktyget är enkelt: Automatisering av affärsprocesser.
Produkten riktar sig inte bara till utvecklare utan även så kallade PowerUsers som med ett grafiskt gränssnitt (och ibland stöd av utvecklare) kan automatisera väldigt komplexa flöden.
Exempel: Säg att när HR markerar ett nytt anställningsavtal som "Signerat" så skapas automatiskt en ny användare i Office 365, vi skickar ut välkomstmail till den nyanställde, får dem att läsa igenom policyer, notifierar vaktmästaren om att nya nycklar behöver skapas, ger dem access till intranätet och avdelningssiten, skickar ett mail till gymmet att ett nytt gymkort ska ställas ut m.m. Allt helt automatiskt. När alla i kedjan tryckt på "ok" på sin respektive del så får chefen en notis om att "nu är Eva helt onboardad, dags att sätta igång med kompetensutvecklingen" - dvs ett nytt flöde kan sättas igång.
Den här typen av automatisering kan spara mycket tid och pengar.
Ett exempel på ett mer tekniskt komplicerat flöde: När en säljare markerar en affär som vunnen i Salesforce så skapar vi automatiskt en projektyta i SharePoint, kopierar över mallarna som den typen av projekt behöver och bjuder in den som är satt som ansvarig för projektet, till den nyskapade projektytan.
Ett verktyg för att skapa skräddarsydda applikationer och mobilappar som används i företaget, till en mycket lägre kostnad än vad som tidigare krävdes.
Exempel: Körjournaler som använder telefonens GPS och gör det enkelt att journalföra resor, skräddarsydda appar för att anmäla sig till event och kommunicera med deltagare när eventet väl sker, enkel semesteransökan eller sjukanmälan direkt från mobilen.
Det är exempel på lösningar som kan skapas i PowerApps och inte behöver något annat än SharePoint och andra delar av Office 365 för att fungera.
Skicka ut enkäter och undersökningar till kunder och medarbetare eller samla in information från flera olika medarbetare i ett flertal olika format. Svara på en fråga i fritext och en annan fråga med alternativ, sätt betyg på chefen med stjärnor och visa bara kommentarsfältet om du satt 2 stjärnor eller färre. Det här är scenarion som blir enkla att tillhandahålla med Microsoft Forms.
Tänk dig att på HR's yta i SharePoint kunna baka in ett formulär där användare själva kan ansöka om semester eller anmäla avvikelser. Det går nu enkelt att göra.
Planner är ett enkelt projektstyrningsverktyg för att hålla grupper i synk kring arbete som ska/behöver/har/håller på att utföra. Om du någonsin stött på Trello kommer du förstå direkt vad det är.
Hela tänket bygger på att du planerar visuellt i ett interaktivt gränssnitt där du med drag-and-drop organiserar dina uppgifter i vad som kallas "buckets".
Du kan gruppera och filtrera efter status, vem/vilka som är tilldelad uppgiften, kategori och datum.
Det är ett kraftfullt verktyg som snabbt kan ge dig en helhetsbild över allt du jobbar med i olika team och status för hur arbetet fortskrider i de olika teamen.
Du har tillgång till alla dina uppgifter, för alla dina team, på alla dina enheter via dedikerade applikationer för webben och mobilen.
OneNote är ett program för anteckningar, informationsinsamling och samarbete mellan flera användare.
Anteckna genom att skriva med tangentbordet eller skriv och rita för hand. Med OneNote kan du organisera och återanvända anteckningarna på alla dina enheter.
En anteckningsbok i OneNote fungerar ungefär som en pärm med flikar för olika ämnen. Under varje flik kan det finnas ett antal olika sidor med varierat innehåll. Här kan du samla anteckningar, bilder, listor, ljudkommentarer och skisser.
Allt är dessutom digitalt och ligger i molnet. Det innebär att du alltid kan komma åt dina anteckningar var du än befinner dig. Och anteckningarna är sökbara.
Office 365 är en del av ett erbjudande som kallas Microsoft 365. Erbjudandet breddar sig till produkter som exempelvis kan pusha ut rätt applikationer till din dator/mobil. AutoPilot gör att vi mycket enklare kan automatisera alla företagets enheter. När du packar upp din nya dator så kommer den via molnet att konfigurera sig själv enligt bolagets alla policyer - du som användare behöver bara starta och köra.
Grupper är inte en applikation, men ett koncept du behöver känna till.
De är ett koncept som kan vara svårt att ta till sig men de är en grundläggande del av Office 365-världen och något som Microsoft satsar väldigt mycket på.
En grupp är i korta ord en uppsättning av personer och rättigheter som får ett antal olika resurser kopplade till sig i ett antal olika tjänster. Inte helt lättbegripligt.
Grupper är ett sätt att skapa samarbetsytor i flera av Office 365's verktyg samtidigt.
Tänk så här: Du vill förmodligen att samma människor som har tillgång till gruppen i Teams ska ha tillgång till gruppens dokument i SharePoint och gruppens e-post i Outlook. Allteftersom tiden går läggs mer och mer av denna hopkoppling till grupper.
Det är än så länge ganska komplicerat för slutanvändare att ha koll på vad som händer när du skapar en grupp eftersom beslutet _vart_ du skapar din grupp ifrån gör att den beter sig annorlunda. En grupp skapad från Yammer får inte samma saker kopplade till sig out of the box som en grupp skapad från Microsoft Teams eller från SharePoint.
Exempel: Om du skapar en grupp från Teams får du ett team och kanal(er) i Teams, en SharePoint teamsite med ett dokumentbibliotek, en delad anteckningsbok i OneNote och en gemensam e-postbrevlåda i Outlook. Om du däremot skapar en grupp i Yammer får du konversation i Yammer, en SharePoint teamsite med ett dokumentbibliotek och en delad anteckningsbok i OneNote men det skapas ingen gemensam e-postbrevlåda och ingen Teams-grupp.
Sammanfattningsvis ger Office 365 tillgång till moderna IT-verktyg som låter dina medarbetare skapa, hitta, dela och samarbeta digitalt.
Verktygen utvecklas och förbättras kontinuerligt och det tillkommer hela tiden nya funktioner som gör det enklare att skapa och dela dokument, lagra uppgifter, hantera projekt och kommunicera.
Eftersom allt är molnbaserat fungerar verktygen från alla dina enheter så oavsett om du vill logga in från din mobil, din bärbara jobbdator eller från kontoret kommer du alltid åt dina filer och kan fortsätta där du slutade förra gången.
Fick du en bättre idé om vad Office 365 innebär efter att du läst ovan genomgång?
Dela gärna texten med en kollega eller på sociala medier och hör av dig med tankar och idéer om hur vi kan göra beskrivningen ännu bättre.