Vad är Office 365?
Och varför är det intressant för mig?
En guide till moderna samarbetsverktyg från Microsoft - vad de gör, hur de hänger ihop och varför det spelar roll för din organisation.
Innehåll
Office-paketet
De flesta känner till Office-paketet med Word, Excel och PowerPoint. Det är grunden som allt annat bygger på. I molnversionen av Office kan du och dina kollegor arbeta i samma dokument samtidigt, oavsett var ni befinner er.
Den stora skillnaden mot den gamla installerade versionen är att dokumenten lever i molnet. Det innebär att du alltid har tillgång till den senaste versionen, att det finns versionshistorik och att du kan dela dokument med ett klick istället för att skicka bilagor via e-post.
SharePoint
SharePoint är Microsofts plattform för intranät och dokumenthantering. Det är här organisationer bygger sina interna webbplatser, delar dokument och skapar strukturerade arbetsytor.
SharePoint Online (molnversionen) är integrerat med resten av Microsoft 365, vilket gör att filer ni delar i Teams, grupper och OneDrive alla lagras i SharePoint i bakgrunden. Det är motorn som driver dokumenthanteringen i hela ekosystemet.
Med SharePoint kan ni bygga allt från enkla avdelningssidor till komplexa intranät med nyhetsflöden, dokumentbibliotek och anpassade formulär.
Microsoft Teams
Microsoft Teams är navet för kommunikation och samarbete. Det samlar chatt, videomöten, fildelning och appar i ett och samma gränssnitt.
Varje team i Teams får automatiskt en SharePoint-sajt för dokument, en delad Outlook-kalender och en gemensam e-postadress. Det gör att du slipper växla mellan olika program och istället har allt samlat.
Teams har på kort tid blivit det primära arbetsverktyget för många organisationer, inte minst efter övergången till distansarbete. Med kanaler, flikar och integrationer kan ni skräddarsy arbetsytan efter teamets behov.
Skype for Business
Skype for Business var länge Microsofts verktyg för videomöten och chatt i företagsmiljö. Funktionaliteten har nu helt absorberats av Microsoft Teams.
Om er organisation fortfarande använder Skype for Business är rekommendationen tydlig: migrera till Teams. Microsoft har avvecklat Skype for Business Online och all utveckling sker numera i Teams.
Exchange / Outlook
Exchange Online är e-posttjänsten i Microsoft 365 och Outlook är klienten som de flesta använder för att läsa och skicka e-post. Tillsammans ger de företagsklassig e-post med kalenderfunktioner, kontakthantering och uppgiftslistor.
Exchange Online inkluderar kraftfulla funktioner som delad kalender, bokningsbara rum och resurser, regler för e-posthantering och arkivering. Med fokuserad inkorg hjälper Outlook dig att prioritera viktiga meddelanden.
To-Do
Microsoft To-Do är en enkel men effektiv app för att hantera personliga uppgifter. Den synkar med Outlook-uppgifter och Planner, så att du har en samlad bild av allt du behöver göra.
Funktionen "Min dag" hjälper dig att välja vilka uppgifter du vill fokusera på idag, oavsett vilken lista eller projekt de tillhör.
OneDrive
OneDrive for Business är din personliga molnlagring inom Microsoft 365. Tänk på det som din hårddisk i molnet - platsen för filer som du arbetar med innan de eventuellt delas med teamet.
OneDrive synkar filer mellan din dator och molnet automatiskt, vilket betyder att du alltid har dina filer tillgängliga oavsett om du är online eller offline. Du kan enkelt dela enskilda filer eller mappar med kollegor utan att behöva flytta dem.
Viva Engage
Viva Engage (tidigare Yammer) är det sociala nätverket inom Microsoft 365. Tänk Facebook men för arbetsplatsen. Här kan medarbetare ställa frågor, dela nyheter, ge beröm och bygga gemenskaper som korsar avdelnings- och kontorsgränser.
Verktyget är särskilt värdefullt för större organisationer där alla inte känner varandra. Det ger ledningen en kanal för transparent kommunikation och medarbetare en röst som når hela organisationen.
Power Automate
Power Automate (tidigare Microsoft Flow) låter dig automatisera repetitiva arbetsflöden utan att skriva kod. Du bygger "flöden" som triggas av händelser - till exempel att ett formulär skickas in, ett dokument laddas upp eller ett godkännande behövs.
Vanliga exempel: automatiskt skicka ett e-postmeddelande när en ny fil läggs till i SharePoint, skapa godkännandeflöden för semesteransökningar, eller synka data mellan olika system.
PowerApps
PowerApps gör det möjligt att bygga anpassade affärsapplikationer utan traditionell programmering. Med ett visuellt verktyg kan du skapa appar som kopplar till data i SharePoint, Excel, SQL Server och hundratals andra tjänster.
Apparna fungerar i webbläsaren och som mobilappar, vilket gör dem tillgängliga var som helst. PowerApps är kraftfullt för att ersätta pappersprocesser och Excel-lösningar med riktiga applikationer.
Microsoft Forms
Microsoft Forms är verktyget för att skapa enkäter, quiz och formulär. Det är enkelt att använda och resultaten presenteras automatiskt i diagram och grafer. Data kan exporteras till Excel för vidare analys.
Kombinera Forms med Power Automate för att skapa automatiserade arbetsflöden baserade på formulärsvar. Till exempel kan en inlämnad felrapport automatiskt skapa en uppgift i Planner.
Planner
Microsoft Planner är ett Kanban-liknande verktyg för uppgiftshantering i team. Du skapar "planer" med kolumner (buckets) och uppgiftskort som kan tilldelas teammedlemmar, få förfallodatum och kategoriseras med etiketter.
Planner integreras direkt i Teams som en flik, vilket gör det smidigt att hantera teamets uppgifter utan att lämna arbetsytan. Uppgifter från Planner dyker även upp i To-Do, så att varje person har en samlad bild av sina åtaganden.
OneNote
OneNote är en digital anteckningsbok som fungerar för allt från mötesanteckningar till brainstorming. Varje team i Teams får automatiskt en delad OneNote-anteckningsbok.
Styrkan med OneNote är friheten - du kan blanda text, bilder, handritade skisser, ljudinspelningar och klipp från webbsidor på samma sida. Det gör det till ett mångsidigt verktyg för att samla och organisera information.
Microsoft 365
Microsoft 365 är paraplyvarumärket som samlar allt. Det som tidigare hette Office 365 heter numera Microsoft 365 för de flesta licenstyper. Namnbytet speglar att plattformen blivit mycket mer än bara Office-appar.
Med Microsoft 365 får organisationen en komplett produktivitetssvit: e-post, fillagring, samarbetsverktyg, intranät, automatisering och säkerhet - allt i en prenumeration. Licenserna varierar i innehåll och pris, men grundtanken är densamma: ge medarbetare verktygen de behöver för att arbeta effektivt, var de än befinner sig.
Office 365 Groups
Office 365 Groups (Microsoft 365-grupper) är limmet som håller ihop ekosystemet. När du skapar ett team i Teams, en grupp i Outlook eller en teamsite i SharePoint skapas i bakgrunden en Microsoft 365-grupp.
Gruppen binder samman en delad brevlåda, kalender, SharePoint-sajt, Planner-plan och OneNote-anteckningsbok. Det innebär att medlemskap hanteras på ett ställe - lägg till en person i gruppen och de får automatiskt tillgång till alla kopplade resurser.
Det är viktigt att förstå detta koncept för att undvika dubbelarbete och säkerställa att rätt personer har tillgång till rätt information.
Sluttankar
Microsoft 365 är ett omfattande ekosystem och det kan kännas överväldigande i början. Det viktigaste är att komma igång och sedan gradvis utöka användningen.
Börja med grunderna - Teams för kommunikation, SharePoint för dokumenthantering och OneDrive för personliga filer. Därifrån kan ni steg för steg ta in fler verktyg allt eftersom behoven växer.
Det viktiga är inte att använda alla verktyg, utan att använda rätt verktyg för rätt uppgift. Och det är precis det vi hjälper organisationer med varje dag.
Behöver ni hjälp att komma igång?
Vi guidar er genom Microsoft 365 och bygger strukturen som gör att era medarbetare faktiskt hittar det de söker.
Kontakta oss