Att dela eller inte dela?

Det är frågan 🙂

Ska du dela eller bifoga dokumentet när du skickar mail till en kollega? Eller när du kommunicerar med en kund?

- Svaret är (som vanligt): det beror på!

I första hand beror det på syftet med att låta någon annan få tillgång till filerna. Ska ni samarbeta, vill du få in åsikter eller ska du skicka filer som mottagaren ska fortsätta använda utan att du ska ta del av uppdateringarna?

Vad är delning?

Först måste vi reda ut vad delning är. Delning innebär att du som ägare ger andra personer tillgång till din fil så att alla kommentarer och ändringar sker i ett och samma dokument. Om du istället väljer att bifoga dokumentet skapas det en kopia till varje mottagare.

Du kan ge behörighet genom att skicka en delningslänk eller genom att lägga filen i ett delat bibliotek där gruppmedlemskapet ger gruppen automatisk behörighet till alla filer i dokumentbiblioteket.

‍

Välj vem du vill dela filerna med och vilja behörigheter de ska ha — *Välj vem du vill dela filerna med och vilka behörigheter de ska ha*

När du skickar en delningslänk kan du välja mellan att dela filerna med en eller flera specifika användare, till personer inom din organisation eller med vem som helst som har länken.

Inom Microsoft 365 fungerar delning på samma sätt oavsett om du arbetar i Word, Outlook, Teams eller Excel. Arbetar du i ett delat dokument kan flera personer arbeta med samma dokument fast på olika enheter. Alla har tillgång till aktuell version med de senaste ändringarna utan att någon måste samla in och sammanfoga ändringar. Dessutom kan flera personer arbeta i filen samtidigt och faktiskt se varandras ändringar i samma stund som de görs.

Fördelar med att dela Office-dokument

Ett dokument, inte olika kopior
Flera kan arbeta samtidigt
Du kan se andras ändringar i samma stund som de görs
Det går att ställa in olika samarbetsnivåer: bara läsa, föreslå ändringar eller göra ändringar
Säkert, det går inte öppna ett delat dokument som du inte har tillgång till
Enkelt, välj bara dela och gör inställningar. Du kan dela ifrån Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive eller Office-programmen - både från datorn och mobilen
Det går kontrollera och ändra delningsinställningar i efterhand, utöka eller minska redigeringsbehörighet, återkalla delning mm
Det går dela dokument även från din OneDrive, dessa dokument kommer ingen annan åt om du inte delar dem

Kan (eller ska) du alltid dela?

Om mottagaren ska använda filen som en mall eller fylla på med egna uppgifter utan att förändra originalet är det bättre att bifoga dokumentet istället för att dela det.

Det är inte alltid möjligt att dela dokument. Det kan till exempel finnas policys som gör att filen enbart kan delas inom organisationen och då måste du bifoga filen för att kunna skicka den externt.

Det kan vara bra att formulera regler kring delning och publicera internt så att alla vet vad som gäller.

Vad behöver du tänka på?

När du delar en fil och låter andra göra ändringar har du inte längre kontroll över ändringarna. Vill du ha kvar originalversionen men ändå dela ut filen för att få förslag på ändringar och tillägg kan du antingen dela din fil i review-läge (som innebär att mottagarna bara kan kommentera, inte göra några ändringar) eller skapa en kopia som du kan dela och jämföra med.

Vad kan gå snett?

- Problem med synkning - När detta händer får du upp en dialogruta om att det är problem med synkningen. Du kan jämföra olika versioner och välja vilka ändringar du ska behålla.

- Du arbetar med en offline-fil och har inte tillgång till de senaste ändringarna - Var noga med att uppdatera dokumentet både innan du börjar jobba och när du är färdig genom att välja alternativet - "Spara dokumentet och uppdatera det med uppdateringar gjorda av andra författare"

- Mottagaren kan inte öppna filen eftersom det är fel konto - Av säkerhetsskäl gäller länkbehörighet bara för de mottagare som specificerats. Skicka en ny delningslänk till rätt e-postadress eller be mottagaren logga in med den användare som har fått behörighet.