Har du det du behöver för att arbeta på distans?

Är skolan stängd och alla barnvakter upptagna just när du har som mest att göra inför en stor händelse på jobbet? Eller har du långt till kontoret och vill slippa pendla någon eller några dagar i veckan?

Att jobba hemifrån blir vanligare och vanligare. Smittorisker och inkubationstider kan vara en orsak till att arbeta på distans men distansarbete kan också vara att sätt att skapa en balans mellan arbete och fritid. Och för att minska miljöpåverkan genom att undvika långa resor och mycket mer.

När fler och fler jobbar på distans blir tillgång till bolagets gällande information och möjlighet att samarbeta effektivt med andra kollegor oerhört viktig, till och med kritisk.

För att lyckas behöver du bland annat se till att ni använder teknik på ett smart och strukturerat sätt som gör det så enkelt som möjligt för anställda att göra sitt jobb.

I den här artikeln har vi på Cognit tagit fram ett antal tips baserat på många år av erfarenhet inom området. Läs och dela gärna med dina kollegor för att öka chansen att ni lyckas.

Tips för dig som ledare:

• Säkerställ att du kommunicerar lika mycket med de medarbetare som jobbar på distans som med de som är på kontoret
• Var uppmärksam på de beslut som tas i fikarummet eller i spontana möten och se till att inkludera även de som jobbar på distans
• Var tydlig med vad som förväntas av anställda som jobbar hemifrån. Är det samma arbetstider som gäller? Hur nåbara behöver anställda vara under en arbetsdag? Hur kan ni möjliggöra effektiv arbetsfördelning och uppföljning?
• Använd videomöten i mycket större utsträckning än du kanske känner dig bekväm med – att se människor i ögonen är oerhört viktigt.
• Uppdaterad dokumentation och tillgång till ledningssystemet blir mycket viktigare när medarbetare inte kan sticka in huvudet för småfrågor. De kommer i större grad att förlita sig på det som är publicerat.
• Visualisera och presentera resultat av vad bolaget, grupper och individer har gjort för att skapa och förstärka “vi-känslan”.
• Ge beröm - distansarbetare glöms ofta bort i större utsträckning än personer du ser varje dag. Ta dig tiden att uppmärksamma även de som inte är på kontoret.
• Kultur och ett "varför" blir extra viktigt när många arbetar på distans. Du behöver kontinuerligt tala om varför ni gör det ni gör, varför det är viktigt och varför den enskilde medarbetaren är en nyckel till framgång för organisationen i stort.
• Gör det så enkelt som möjligt att samarbeta. En tydlig struktur i era digitala samarbetsverktyg kan minska mycket frustration och göra livet enklare.
• Lev som du lär
• Kom igång så fort ni kan, det är ingen idé att vänta

Tips för dig som anställd:

• Betrakta varje hemmajobbande dag som en vanlig arbetsdag. Det är en god idé att följa samma rutiner som om du skulle gå till kontoret, att byta om till jobbkläder kan göra att du känner dig mer proffsig även om du jobbar hemma.
• - Nej, det är inte läge att köra en maskin tvätt/gå långpromenad med hunden/städa eller annat under arbetstid. Fokusera på arbetet på samma sätt som om du vore på jobbet. Glöm inte att prata med dina närstående om vad det innebär att jobba hemifrån, för att undvika missförstånd och orimliga förväntningar
• Kommunicera mycket mer än du tror behövs. Ingen ska behöva tvivla på din arbetsmoral bara för att de inte fysiskt kan se dig. Återkoppla och informera ofta. Det är ingen dum ide att checka in på Teams på morgonen för att annonsera att du är igång och tillgänglig eller att skriva ett meddelande till kollegan om att du granskat dokumentet de bad om input på.
• Gör det enkelt för kollegor att veta mer om dig. Fyll ut din profil i Office 365 så att du blir sökbar och kontaktbar
• Glöm inte att faktiskt avsluta dagen. När jobbet alltid finns tillgängligt är det lätt att pusha sig själv för hårt. Sätt rutiner, och håll dem. Det vinner alla på.
• Ge positiv feedback och uppmärksamma duktiga kollegor. Det är enkelt att känna sig avskärmad när du inte ser dina kollegor varje dag. Sök nya sätt att umgås digitalt.

Cognit gör det enkelt för ledningen och verksamhet att göra information lättillgänglig och skapa effektiva samarbeten.  

Med våra paketerade lösningar kan vi snabbt se till att ni kan jobba effektivt och strukturerat med hjälp av Office 365 och/eller AmpliFlow.

Efter att du fått vår hjälp har ni:

• Tillgängliggjort ledningssystemet genom ett Intranät som redan från dag 1 innehåller en skalstruktur med de sidor ni behöver fylla -så att det blir enkelt att publicera och hitta gällande information
• Förenklat samarbete, möten, kommunikation och fått en struktur för Microsoft Teams. Så att ni kan mötas, prata och samarbeta utan hinder.
• Säkerställt att standardiserat arbete kommer utföras på rätt sätt varje gång, så att jobbet blir korrekt utfört, spårbart och att avvikelser och förbättringsförslag samlas in och hanteras. Utan att ni för den delen är beroende av en specifik person.

Hör av er till oss idag för att boka in ett projekt - det är ingen idé att vänta.