SharePoint får webbplatskampanjer för kommunikatörer och HTML-sidor som ett nytt sidformat. Copilot kan bearbeta PDF-filer, förklara versionsändringar och skapa mer innehåll direkt i dokumentbiblioteken. Sedan vår artikel den 21 september har Copilot i SharePoint också börjat rullas ut brett. Vissa funktioner använder nu Copilot Credits utöver Copilot-licensen. Teams-nyheterna finns i en egen artikel.
Samla nyheter i webbplatskampanjer
Den 26 oktober presenterade Microsoft webbplatskampanjer i SharePoint Publish. En kampanj samlar relaterade nyheter på en befintlig SharePoint-webbplats, exempelvis information inför en flytt eller en serie ledningsuppdateringar. Redaktionen kan skapa kampanjen från Publish eller webbplatsens inställningar och följa nyheternas samlade resultat. Webbplatsens ägare och medlemmar kan skapa kampanjer; behörigheterna följer webbplatsen. Kampanjerna stöder nyhetsinlägg, inte vanliga sidor. Läs mer på Microsoft Tech Community.
Webbplatskampanjerna är tillgängliga för SharePoint-användare. Flerkanalspublicering via Amplify och den tillhörande statistiken kräver däremot en tilldelad Amplify-licens, enligt Microsofts instruktion för Amplify från SharePoint. Den vanliga funktionen Send as email räknas inte in i kampanjens samlade statistik; utskicket behöver göras via Amplify för att ingå.
Viva Amplify-appen finns kvar och licensmodellen ändras inte. I webbplatskampanjer går det inte att anpassa innehållet för varje kanal eller skriva en separat kampanjbrief som i Amplify-appen. De två kampanjtyperna kan inte heller dela nyheter och publikationer med varandra. En nyhets koppling till en webbplatskampanj går inte att ångra, enligt kampanjdokumentationen.
HTML-sidor blir ett alternativ till moderna sidor
HTML kan nu lagras som sidor i biblioteket Site Pages, bredvid moderna SharePoint-sidor. Nyheten den 22 oktober bygger vidare på de HTML-rapporter som funnits tidigare: HTML-sidorna kan sparas som utkast, publiceras och delas, och får egen statistik. Det passar exempelvis en projektsida med diagram eller en introduktionsguide med en annan layout än de vanliga webbdelarna. Vissa delar rullas fortfarande ut inom Frontier-programmet. Läs mer på Microsoft Tech Community.
Copilot kan skapa sidan från en instruktion och bifogade filer. Det går också att ladda upp en HTML-fil eller en mapp med tillhörande bilder och andra resurser. Uppladdning, direkt textredigering, publicering och läsning kräver ingen Copilot-licens, bara rätt SharePoint-behörigheter. Att skapa eller ändra sidan via Copilot kräver Microsoft 365 Copilot. HTML är aktiverat som standard där funktionen finns; webbplatsägaren kan stänga av det i Site Pages, men det finns ingen motsvarande inställning för hela organisationen.
Sidformatet ersätter inte alla vanliga redaktörsfunktioner. Enligt Microsofts detaljerade stödtabell saknas bland annat samtidig redigering, schemalagd publicering, sidmallar och möjligheten att göra sidan till en nyhet. HTML-sidor kan inte heller distribueras till Teams och Viva Engage via Amplify.
Sidorna kan visa data från SharePoint-listor och Excel, men är ingen fri integrationsyta mot andra system. Innehållet körs i en isolerad iframe som blockerar godtyckliga datahämtningar och utgående API-anrop. Uppladdad HTML får inte automatiskt webbplatsens grafiska profil; det kan Copilot däremot hjälpa till att anpassa.
Copilot bearbetar PDF-filer och versionshistorik
I oktoberuppdateringen för Copilot in SharePoint tillkommer arbete med enskilda sidor och avsnitt i PDF-filer. Copilot kan plocka ut prisdelen ur ett anbudsunderlag, lägga in en bilaga, ändra sidordningen eller dela upp ett större dokument i flera filer. Det ingår i Microsoft 365 Copilot-licensen.
Copilot kan också läsa versionshistoriken, sammanfatta vad som ändrats och återställa en tidigare filversion. En dokumentägare kan exempelvis be om en jämförelse mellan de två senaste versionerna innan en återställning godkänns. Även detta ingår i licensen.
Det går dessutom att skapa en sammanfattning eller HTML-rapport och skicka innehållet direkt i ett e-postmeddelande, i stället för som bilaga. Copilot visar meddelandet före utskick och kan tolka mottagare som “min chef”. Chattpanelen får förslag på följdfrågor och en snabbare väg till tillgängliga skills.
Snabbare metadata, bildredigering och statistik använder Credits
Copilot in SharePoint började rullas ut för allmän tillgänglighet den 30 september. Samtidigt infördes en hybridmodell: vanliga frågor, innehållsarbete, återanvändbara skills och den befintliga metadatafunktionen ingår fortsatt i Microsoft 365 Copilot. Större agentuppgifter och vissa avancerade funktioner använder Copilot Credits. Läs mer i Microsofts lanseringsbesked den 25 september.
Advanced Autofill använder Credits för en snabbare bearbetningskö när dokument ska få metadata. Enligt Microsoft tar de flesta filer några minuter, men vid hög belastning kan det ta omkring en timme. Webbplatsadministratören behöver aktivera delning av sina Credits med webbplatsen. Den vanliga bearbetningen inom användarens licens finns kvar om Credits saknas. Dokumentationen för autofill anger att endast filer på engelska kan bearbetas, även om instruktionerna kan skrivas på andra stödda språk.
Att skapa och redigera bilder direkt i biblioteken kräver både Copilot-licens och Credits. Detsamma gäller när webbplatsägare ber Copilot sammanställa statistik om sidor, nyheter och dokument till en egen rapport. Vanlig sidstatistik ingår inte i denna extra debitering. Administratören styr åtkomst och förbrukningsgränser i Microsoft 365:s kostnadshantering.
Arbetsflöden får innehållsrika kort i Teams
September gav aviseringar från SharePoint till Teams. I oktober tillkommer formaterade Adaptive Cards med valda metadatafält och knappar tillbaka till filen. Ett avtal som får statusen aktivt kan exempelvis skapa ett kort med avtalstyp, status och länk i rätt kanal. Redaktören beskriver innehållet och villkoren för Copilot. Funktionen ingår i Microsoft 365 Copilot och kräver tillgång till Power Automate.
Samma månadsuppdatering beskriver plugins som låter Copilot in SharePoint läsa och skriva i andra verksamhetssystem. Det kan handla om att jämföra en rapport i SharePoint med CRM-uppgifter och skapa uppföljningsuppgifter. IT styr vilka plugins användarna får använda, och massåtgärder kräver mänskligt godkännande. Att Copilot-funktionen ingår i licensen innebär inte att användaren får nya behörigheter i de anslutna systemen. Läs mer på Microsoft Tech Community.
Kunskapsbaser för människor och agenter i Frontier preview
Microsoft presenterade SharePoint Knowledge Base den 14 oktober. Funktionen samlar teamets vägledning, beslut och rutiner som sammanlänkade Markdown-sidor. Copilot kan bearbeta källmaterial till en kunskapsbas som både kollegor och agenter kan använda, exempelvis vid introduktion av nya medarbetare. Funktionen rullas ut i Frontier preview; Autopilot-integrationen kräver dessutom separat tillgång till Autopilot. Läs mer på Microsoft Tech Community.
Att låta Copilot skapa, uppdatera eller kontrollera kunskapsbasen använder Credits och kräver aktiverad förbrukningsbaserad debitering. Att ställa frågor om innehållet ingår enligt supportdokumentationen i Microsoft 365 Copilot, medan manuell läsning och redigering inte kräver Copilot. Källändringar uppdaterar inte kunskapsbasen automatiskt. Löpande automatiskt underhåll finns på Microsofts roadmap, inte i den nuvarande förhandsversionen.
Kunskapsbasens sidor ärver webbplatsens behörigheter, inte källfilernas. Innehåll som hämtas från en fil kan därför bli läsbart för personer som inte har tillgång till originalet. Källfilens känslighetsetikett följer inte heller med. HR-underlag och kundavtal kan därför behöva en kunskapsbas med snävare behörigheter.
Fler verktyg för förvaltning och AI-sökning
Microsofts oktoberbesked tar också upp SharePoint Admin Agent och Catalog management. Administratörer kan fråga efter överdelade webbplatser, lagring och inaktivt innehåll, medan katalogen grupperar webbplatser utifrån befintliga metadata, exempelvis avdelning. Admin Agent kräver SharePoint Advanced Management och rollen SharePoint Advanced Management Administrator. Även Catalog management hör till Advanced Management. Se Admin Agent och Catalog management.
Copilot Search som standardsökning för Copilot-licensierade användare i SharePoint och OneDrive rullas ut i Frontier public enligt septemberbeskedet. Visuella komponenter byggda med SharePoint Framework i Copilot-chatten är i public preview. SharePoint-verktyg via Work IQ och bredare integrationer med Copilot Studio är aviserade för kommande utrullning. Läs mer på Microsoft Tech Community.
Källor
SharePoint Publish och webbplatskampanjer, 26 oktober. Kom igång med Publish, hantera kampanjer och Amplify från SharePoint: licens och distribution.
HTML-sidor i SharePoint, 22 oktober och funktioner, licenser och begränsningar för HTML-sidor.
Kunskapsbaser för team, publicerat 14 oktober och uppdaterat 15 oktober och SharePoint Knowledge Base: krav och begränsningar.
Nyheter i Copilot in SharePoint, 1 oktober, autofill och språkstöd och förbrukningsbaserad debitering.
Allmän lansering och hybridmodell för Copilot in SharePoint, 25 september.