Vad är nytt i Office 365?

Cognit's nyhetssammanställning - februari 2022
Office 365 nyheterna du inte vill missa!

Läs om nya smarta funktioner i bland annat Teams och SharePoint; Se vilka Teams en användare är med i, skicka delningsinbjudan direkt i Forms och få koll på vad som händer med mötesinspelningar när bäst före-datumet gått ut

Se vilka Teams en användare är med i

Det finns tillfällen då man behöver se över ägarskap och medlemskap i Teams, exempelvis om en användare ska gå på föräldraledighet eller avsluta sin anställning. Nu kan du som administratör enkelt få en överblick över vilka team den enskilda användaren är med i. Du ser också om personen är ägare eller medlem i teamet och kan göra ändringar direkt i admingränsnittet.

Läs mer om hur du får koll på en användares Teamsbehörigheter

*Du kan enkelt se vilka team användaren är med i och ändra behörigheter*

Automatiskt bäst-före datum på inspelade Teamsmöten

Från och med 25 mars 2022 kommer det sättas ett utgångsdatum på alla nya inspelade Teamsmöten. Efter 120 dagar tas inspelningen bort automatiskt - om man inte väljer att göra en åtgärd.

Det kommer gå att ändra borttagningsdatum för en enskild mötesinspelning och bestämma att den ska tas bort efter en bestämd tid (1 - 99 999 dagar) eller att filen aldrig ska tas bort automatiskt. Du kan också åsidosätta standardinställningen och skapa en egen borttagningspolicy med ett annat tidsintervall.

*Standardinställningen är 120 dagar men det går att ändra. Bildkälla: Microsoft*

När en inspelning tas bort på grund av borttagningsprincipen går det ut ett mail om detta och man har möjlighet att återställa filen ifrån papperskorgen i upp till 90 dagar. Den här ändringen kommer inte påverka inspelningar som gjorts innan ändringen infördes.

Läs mer om mötespolicy och utgångsdatum

Välj att flytta din data till Sverige

Nya svenska datacenter gör det möjligt för svenska företag att behålla sin data i Sverige men du måste göra ett aktivt val för att datan ska flyttas till Sverige och du måste begära flytt senast 31 maj 2022.

Gör så här för att hämta hem din data

Reagera med vilken emoji som helst

Visste du att det finns mer än 800 emojis att välja på i Office 365? Microsoft har ganska nyligen designat om och även lagt till ett antal nya emojis som finns tillgängliga i Teams. Snart kommer du också kunna välja vilken som helst av dem som reaktion på ett chattmeddelande i Teams - vilken blir din favorit?

*Reagera på chattmeddelande med valfri emoji. Bildkälla: Microsoft*

Länk till listor i SharePoint-menyn

Snart kommer du kunna hitta till de Microsoft 365-listor som du följer eller har visat ofta från vänstermenyn i SharePoint. Redan nu kan du använda vänstermenyn för att navigera på intranätet, navigera mellan olika SharePoint-siter, läsa nyheter och hitta aktuella dokument. Det nya valet, Listor, använder du för att navigera till olika listor i Microsoft 365 Lists-appen. Det kommer också finnas en breadcrumb-meny för att enkelt kunna gå till SharePoint-webbplatsen där listan finns.

Listor som tillhör en enskild person och som inte har delats med andra kommer inte att vara tillgängliga.

Läs mer om SharePoint-menyn

Mer innehåll till Min feed-webbdelen

Har du upptäckt den nya webbdelen Min feed som visar innehåll och aktiviteter som är personligt för varje enskild användare? Min feed gör det enkelt att hitta tillbaka till det du jobbade med för några dagar sedan och upptäcka innehåll som många är intresserade av.

Nu kommer det kunna visas fler innehållstyper och du får möjlighet att agera på informationen direkt genom att exempelvis skapa en uppgift i To-Do eller skicka mail.

*Få förslag till uppgifter i Min feed. Bildkälla: Microsoft*

De nya typerna av innehåll är:

Uppgiftsförslag hämtade ifrån Outlook - det kan vara uppgifter som du bett någon utföra eller som du lovat utföra
Personliga höjdpunkter - kan vara ex födelsedagar, årsdagar eller att personen bytt arbetsuppgifter (kopplat till LinkedIn)
Möten utanför rutin - schemalagda möten som ligger utanför dina vanliga arbetstider

Läs mer om Min feed i SharePoint

Hantera inbjudningar och skicka påminnelser direkt i Forms

Snart kommer du kunna be dina kollegor besvara formulär och enkäter direkt från Microsoft Forms. I fortsättningen när du skapar enkäter och formulär skapar och skickar du inbjudan direkt i Forms istället för att bara kopiera en länk.

Du kommer också få regelbundna mail med uppdateringar om hur många som deltagit i enkäten hittills och få möjlighet att skicka påminnelse via epost till de deltagare som ännu inte besvarat undersökningen.

*Skicka inbjudan direkt ifrån Forms. Bildkälla: Microsoft*

Tips för att jobba smartare i Office 365

Öppna dokumentet direkt i Word istället för i Teams

Hur vill du helst öppna dina Office-filer? -direkt i Teams, i skrivbords-appen eller i online-appen? Bestäm hur du vill att filerna ska öppnas (som standard) när du klickar på dem i Teams

Ändra standard och öppna alltid filen direkt i Word

5 saker att hantera vid upphörande av anställning

När en anställning upphör så uppstår ofta frågor om hur man ska hantera konton, epost och ägarskap. Vi går igenom de 5 viktigaste sakerna du behöver hantera kring detta.

5 saker du måste göra innan du kan ta bort en användare