Att bygga ett intranät i SharePoint är som att pussla ihop framtiden för intern kommunikation inom ditt företag – varje bit måste passa perfekt för att skapa en helhet som både är funktionell och inspirerande.
Utan tidigare erfarenhet kan denna uppgift kännas överväldigande, där varje steg framåt avslöjar nya utmaningar, från att utforma en intuitiv struktur till att hantera de säkerhetsmässiga aspekterna av att hantera företagsdata.
Denna artikel utforskar de utmaningar som kan uppstå och ger handfasta råd för att smidigt segla genom uppbyggnaden av ett SharePoint-intranät.
1. Brant inlärningskurva
SharePoint är en kraftfull men komplex plattform med många funktioner och inställningar. Utan tidigare erfarenhet kan det ta betydande tid att lära sig hur man navigerar och använder alla verktyg effektivt. Detta kan leda till förseningar och potentiella misstag i konfigurationen.
Lösning:
Investera i utbildningsprogram för SharePoint och dra nytta av onlinekurser och certifieringar. Att anlita en erfaren konsult för att vägleda teamet genom inlärningsprocessen kan också snabba på kurvan och minska tidsåtgången.
2. Felaktig struktur och arkitektur
Utan en djupgående förståelse för informationsarkitektur finns risken att skapa en ineffektiv och ologisk struktur. Detta kan leda till svårigheter för användarna att hitta information och navigera på intranätet, vilket minskar dess användbarhet och effektivitet.
Lösning:
Anlita en SharePoint-arkitekt eller konsult med djup förståelse för informationsarkitektur. De kan hjälpa till att designa en logisk och effektiv struktur som möter företagets behov och underlättar navigering för användarna.
3. Frustration
Att arbeta med en plattform man inte är bekant med kan skapa stor frustration bland teammedlemmarna. Svårigheter att förstå funktioner, lösa problem och genomföra uppgifter kan orsaka stress och brist på motivation, vilket i sin tur kan ha en negativ inverkan, både på produktiviteten och arbetsmoralen.
Lösning:
Sätt upp regelbundna utbildningssessioner och workshoppar för att öka teamets kompetens och minska frustrationen. Skapa även en intern supportkanal där teammedlemmar kan söka hjälp och dela lösningar på vanliga problem.
4. Säkerhetsrisker
Felaktigt konfigurerade behörigheter och åtkomstkontroller kan leda till säkerhetsrisker och ge obehöriga åtkomst till känslig företagsinformation. Att inte ha en tydlig säkerhetsplan kan utsätta företaget för dataläckor och andra säkerhetsproblem.
Lösning:
Utveckla en säkerhetsstrategi redan från start och överväg att anlita en säkerhetsexpert som kan säkerställa korrekt konfiguration av behörigheter och åtkomstkontroller. Regelbunden granskning och uppdatering av säkerhetsprotokoll är också viktigt.
5. Tid och resursöverskridande
Utan erfarenhet är det lätt att underskatta den tid och de resurser som krävs för att bygga ett intranät. Detta kan leda till att projektet drar ut på tiden och att kostnaderna ökar, vilket kan påverka företagets budget och planer negativt.
Lösning:
Skapa en realistisk projektplan med tydliga milestones och budgetramar. Använd projektledningsverktyg för att spåra framsteg och håll regelbundna statusmöten för att justera planen vid behov.
6. Användarmotstånd
Medarbetarna kan vara ovilliga att använda ett nytt intranät om det är svårt att använda eller inte uppfyller deras behov. Utan erfarenhet kan det kan vara svårt att designa en intuitiv och engagerande plattform, vilket kan leda till låg användning och bristande engagemang.
Lösning:
Engagera slutanvändarna tidigt i processen genom användartester och feedbacksessioner. Att designa en användarvänlig och visuellt tilltalande plattform ökar chansen för acceptans och engagemang från de anställda.
Slutsats
Att bygga ett intranät i SharePoint utan tidigare erfarenhet innebär betydande utmaningar och risker. Det är viktigt att vara medveten om dessa och planera noggrant, samt att överväga att anlita experthjälp eller använda omfattande utbildningsresurser för att säkerställa att projektet blir framgångsrikt.
Ta nästa steg med Cognit
Vi har tänkt nytt och erbjuder nu ett nytt och spännande sätt att tänka kring intranät för er som inte har obegränsat med tid eller resurser. Du vet vad du får och hur det kommer se ut - INNAN du köper det. Om du är intresserad av att skapa en digital arbetsplats som är snabb att sätta upp, enkel att underhålla och professionell i sin utformning, har Cognit lösningen för dig.
Besök vår webbplats på www.cognit.se för att utforska vårt erbjudande ytterligare. Låt oss tillsammans skapa en digital arbetsplats som inte bara uppfyller dina behov idag, utan även är redo för framtidens utmaningar.
