Så undviker du misstagen företag gör när de börjar med Teams

Blev det bråttom att få igång Microsoft Teams när alla plötsligt behövde jobba hemifrån?

Är du trött på Teamskaoset?

Har man lite för bråttom igång är det väldigt vanligt att det skapas massor av Team och varje Team har olika sätt att arbeta. Filer läggs in huller om buller och ingen hittar något som någon annan skapat. Teams blir en källa till frustration istället för ett fantastiskt samarbetsverktyg.

Starta på ett bra sätt

Här kommer några tips för att starta om (eller starta upp) Teams på ett bra sätt.

Börja med en plan

Steg ett i processen är att lägga upp en plan. Ta ett steg tillbaka och fundera på vilka behov ni har när det gäller kommunikation, filhantering och behörigheter - det är mycket billigare att göra misstagen "på ritbordet". Det är också viktigt att kommunicera planen så att alla drar åt samma håll.

Det är enklare att lägga till än ta bort

Det är väldigt enkelt att skapa nya Team och kanaler men bara för att det är enkelt innebär det inte att det är bra. För många Team och kanaler gör att er interna kommunikation och era filer blir utspridda och att ni har svårt att hitta och få en fullständig bild.

Börja hellre med några få team och kanaler och bryt ut när ni märker att det finns behov men tänk på att undvika att döpa om Team i efterhand eftersom det kan orsaka strukturproblem.

Passa på att strukturera och rensa

En filflytt är ett bra tillfälle att skapa struktur och ordning så "tänk efter före" och fundera igenom vilken informationsstruktur som passar er bäst - ska alla Team i grunden ha ungefär samma struktur eller är det unikt för varje team.

Skapa en struktur för det ni vill ha kvar och rensa bort det ni inte behöver spara.

Flytta till molnet

Fördelen med att ha filerna i molnet är att du kommer åt filerna var du än är och du kan växla mellan dator, platta och mobil utan att behöva trassla med att flytta filer. Flytta de filer ni vill ha kvar och fortsätta jobba med till Teams och molnet. Arbeta INTE med lokala kopior.

Tänk på att utbilda

Teams är ett kraftfullt samarbetsverktyg med mängder av bra funktioner men för att våga och vilja använda ett nytt program behöver de flesta personer utbildning. Se till att det finns lätt tillgängligt och uppmana alla att ta sig tid att utbilda sig.