Vad är nytt i Office 365?
Cognit's nyhetssammanställning för april 2019
I månadens nyhetsartikel sammanfattar vi det vi tyckte var mest spännande från april. Läs om uppdateringar i OneDrive, att hantera appar i Teams och att koppla webparts och använda Document sets i SharePoint
Nytt utseende på mappar i SharePoint och OneDrive
Samtidigt som Microsoft uppdaterar design och loggor i Office 365 uppdaterar de nu också utseendet på mappar i SharePoint och OneDrive. Mapparna ändrar färg -de blir guldfärgade, precis som i filhanteraren i windows, och med hjälp av ikoner visas det tydligt vilka mappar som är delade.
Spara filer även om de saknar "nödvändiga egenskaper"
En annan förändring är att det kommer gå att spara Office-filer (Word, Excel och Power Point) i ett SharePoint-bibliotek även om de saknar "nödvändiga egenskaper" (obligatorisk metadata). I dag, om filen saknar dessa nödvändiga egenskaper, hindras man från att spara filen och får ett felmeddelande som säger att de nödvändiga egenskaperna måste korrigeras för att kunna spara filen till servern.
Förändringen gäller endast desktop-apparna och bara om filerna synkas med OneDrive. Filegenskaperna kan läggas till eller ändras i efterhand, antingen direkt i filen (Info > SharePoint Filegenskaper) eller i SharePoint.
Läs mer om nyheterna i OneDrive och SharePoint
Kopplade webparts i SharePoint
Kopplade webparts gör det möjligt för användare att förhandsgranska filer, se listegenskaper eller titta på video eller bilder direkt från SharePointsidan.
Genom att lägga till en filvisare på sidan och koppla den till ett bibliotek med hjälp av "Anslut till källa" kan du snabbt gå igenom ett dokumentbibliotek och förhandsgranska innehållet i filerna genom att helt enkelt bara markera dem. Du behöver alltså inte lämna SharePointsidan eller öppna filerna för att ta reda på vad de innehåller.
På samma sätt går det koppla en lista till webparten Listegenskaper och välja vilka egenskaper som ska visas eller koppla ett dokumentbibliotek till en Bädda in-webpart för att visa bilder och videofilmer direkt på sidan när du markerat en fil i listan.
Läs mer om hur du kopplar webparts i Sharepoint
Nyheter i Microsoft Teams
Microsoft Teams skapades för att koppla ihop och samla olika verktyg och appar på ett ställe. Idag finns det över 250 integrationer till Teams (exempelvis till Yammer, Planner, Trello, OneNote, GitHub med flera). Vissa företag utvecklar också sina egna appar och även om det är bra med valfrihet blir det kanske för mycket för den enskilde användaren. Microsoft lanserar nu nya möjligheter att centralt styra vilka integrationer som ska visas och vara tillgängliga.
Genom att välja ut appar som ska pinnas och bestämma i vilken ordning de ska visas gör man det enkelt för användarna att hitta och använda de appar som verksamheten har bäst nytta av. Det blir också möjligt att blockera enskilda appar och på så sätt se till så att alla använder samma appar.
Läs mer om nyheterna i Microsoft Teams
Visa/Dölj istället för Favoriter
Har du sett menyn Dolda team i Microsoft Teams? Om inte så kommer det snart eftersom funktionen Favorit/Ta bort favorit byts ut mot Visa/Dölj. De team som du valt att dölja läggs i listan Dolda team. Du blir notifierad om du omnämns i teamet, precis som vanligt men listan med team blir mindre rörig. Du kan när som helst välja att visa ett dolt team eller navigera till det genom att öppna listan med dolda team.
De team du inte varit aktiv i på 45 dagar kommer automatiskt flyttas bort från listan med aktiva team. Detta för att du ska kunna fokusera mer på de team du är aktiv i och ändå ha tillgång till alla team.
Ansök om medlemskap åt någon annan
I Microsoft Teams kan teamen vara publika eller privata. För publika team kan både ägare och medlemmar bjuda in/lägga till andra medlemmar eller så kan man själv gå med i teamet. För att gå med i ett privat team måste du bli inbjuden och medlemskapet hanteras av teamägaren.
Nu kommer det bli möjligt för dig som medlem av ett privat team att ansöka om medlemskap åt någon annan. Teamägaren får då en förfrågan och om den beviljas får den nya medlemmen en notifiering om det nya medlemskapet. Förändringen rullas ut just nu.
Läs mer om nyheterna i Microsoft Teams
Document set, snart även i Modern SharePoint
Dokumentgrupper (Document set) kan användas till exempel när man har en standarduppsättning dokument som skapas upp till olika projekt, case, kunder eller liknande. Det här sättet att gruppera relaterade dokument i mappar med gemensam metadata har hittills bara funnits till Klassisk SharePoint. Nu är det äntligen på gång även till Modern SharePoint. Enligt Microsoft ska det börja rullas ut i maj.
När du definierar en dokumentgrupp kan du definiera upp filer och innehåll som skapas upp automatiskt och bestämma vilka filtyper som är tillåtna. Du kan också specificera delad metadata som gäller för hela dokumentgruppen. I Klassisk SharePoint kan man också skapa en särskild startsida för att visa all viktig information, detta kommer inte Modern SharePoint stödja, åtminstone inte till att börja med.
Dokumentgrupper kommer se ut och fungera som vanliga mappar i modern SharePoint med alla nya funktioner för att exempelvis flytta och synkronisera filer. Detta betyder att användare kan använda drag and drop för att ladda upp filer, pinna viktiga filer, starta flows och definiera villkorsstyrd formatering med mera.
Läs mer om nyheterna i SharePoint
Till sist...
Är du nyfiken på våra tidigare nyhetsbrev? Eller har du kanske läst något i ett tidigare nyhetsbrev som du vill kolla upp igen? Du hittar våra tidigare nyhetsbrev här: www.cognit.se/artiklar - tillsammans med lite annat som kan vara intressant och läsvärt.
Saknar du något som du vill att vi förklarar i form av en artikel? Maila oss och tala om vad du saknar eller hur vi sköter oss.
Och som vanligt: Vi söker fler duktiga medarbetare. Finns inte rollen i listan? Hör av dig ändå.
Det var allt för den här gången, hör av dig om du har frågor eller funderingar kring nyhetsbrevet, Office 365, våra tjänster eller annat och följ oss gärna på sociala medier.
