Bli en mästare på notifieringar i Teams

Får du massor med notifieringar i Teams men inte från de kanaler som du är intresserad av? Eller känner du att du missar saker för att du inte fått meddelande om det?

Vi visar hur du gör för att bli en mästare på notifieringar.

Är du med i många Team och ni använder Teams aktivt kan det vara skönt att inte få notifieringar om precis allt hela tiden utan välja ut det som är viktigt för dig. Får man för många notifieringar är det lätt att missa det viktiga. Fundera på vad du vill hålla koll på och hur dina kollegor agerar när du bestämmer dig för vilka inställningar du ska göra men det är enkelt att ända så du kan testa dig fram till vad som fungerar bäst för dig.

Du kan få notifieringar i och ifrån Teams på flera olika sätt; som meddelanden på skärmen, i aktivitetslistan, som fetmarkerad text och epost. Du behöver inte göra något för att få aviseringar när du börjar använda Teams, det finns en grundnivå som fungerar ganska bra för de flesta men du kan bestämma själv hur du vill bli notifierad och vilka händelser du vill få meddelanden om.

Börja med grundinställningen

Grundinställningarna för notifieringar i Teams hittar du under Inställningar - Klicka på ellipsen (de tre punkterna) uppe i högra hörnet och välj Inställningar ->Aviseringar.

Här kan du tillexempel ställa in om och i så fall hur ofta du vill få epostmeddelande om att det har hänt något i Teams när du varit inaktiv (E-postmeddelande om missad aktivitet). Du kan också ändra inställningar för Chattnotifieringar och Mötespåminnelser. Och vilka olika händelser du vill få meddelande om och hur.

Vad menas med "Banderoll" och "Feed"?

Banderoll betyder att du blir notifierad med en meddelanderuta nere i högra hörnet. Rutan försvinner av sig själv efter en stund så du behöver inte agera på den och du kan välja om meddelandet ska förhandsvisas eller inte.

Feed betyder att du får ett meddelande i Aktivitetslistan. Du kan också välja att stänga av notifieringar helt.

Även om du har inaktiverat notifieringar kan du se om det har hänt något i kanalen eller chatten genom att namnet är fetmarkerat.

Fetmarkerad text visar att det finns något nytt

För att det ska vara enkelt att hålla koll på att det tillkommit nya inlägg, svar på inlägg,  @omnämnanden eller reaktioner fetmarkeras kanalen eller chatten som det hänt i. Är det ett inlägg som markerats som viktigt meddelande ser du även ett utropstecken vid teamet eller kanalen där du hittar meddelandet.

Du ser också en "Lästes senast" markering i flödet för att du enkelt ska se vad som är nytt. Kanaler och chattar visas alltid i kronologisk ordning med det mest aktuella först (längst ner) och så får du scrolla uppåt för att läsa tidigare inlägg.

Inställningar på kanalnivå

Det kan finnas kanaler som du är särskilt intresserad av och genom att göra inställningar på kanalnivå kan du bli notifierad om "All aktivitet" så är du säker på att du inte missar något.

Andra kanaler kanske du vill ha tillgång till och kunna titta i men de dagliga uppdateringarna är ointressanta - om du vill kan du stänga av notifieringar för just den kanalen.

Notifieringar om svar på dina inlägg och omnämnanden kommer du få även när notifieringarna är avstängda.

Inställningar i mobilen

Det går hantera notifieringsinställningar även i mobilen fast möjligheterna är lite mer begränsade än på datorn. En bra sak är att du kan välja att blockera notifieringar i mobilen när du är aktiv på datorn eller sitter upptagen i möte så slipper du ifrån att det plingar från flera håll samtidigt.

Inställningar för kanaler gäller för alla dina enheter så du behöver inte ändra inställningar på mer än ett ställe.

Personliga notifieringar med @omnämnande

Eftersom det inte finns någon central inställning för att hantera aviseringar och alla kan ha olika inställningar för vilka kanaler de följer kan du använda @omnämnande för att vara säker på att personen eller gruppen ska nås av ditt viktiga meddelande.

Om du till exempel vill be en kollega att kontrollera en uppgift eller vill ställa en allmän fråga till teamet skriver du @ plus namn/epost/team/kanal så får de som är omnämnda meddelande om att det finns ett inlägg som du vill att de ska läsa och agera på.

Men, var gärna lite sparsam med att tagga dina kollegor på det här sättet eftersom ett allt för flitigt användande av @omnämnande kan göra att dina kollegor inte uppmärksammar dina meddelanden när det verkligen behövs.

Läs mer om notifieringar i Teams