Hubsiter i SharePoint förändrar hur du bygger intranät - Det här är vad du behöver veta

Du som är bekant med SharePoint sedan tidigare känner nog igen detta:

https://sharepoint/hr/ledighet/arbetsgruppen/kvartal-1-siten/SitePages/minsida.aspx

När vi byggt upp en informationsstruktur i SharePoint har vi klassiskt byggt den med hjälp av att lägga webbar under varandra i en djupt nästlad struktur.

När Office 365 grupper och kommunikationssiter kom in i matchen så började du få adresser likt:

https://sharepoint/sites/min-grupp

(Office 365 grupper är ett koncept som ger dig en mix av filyta i SharePoint, e-posthantering för hela gruppen, Microsoft Teams kanaler, Yammer och en gemensam rättighetsstruktur för alla delarna i gruppen).

Strukturen som Microsoft pushar nu är helt platt. Det finns inget smart sätt att exempelvis ärva navigation eller branding in i grupperna utan att programmera lösningar som hanterar det åt dig.

För att lyckas sy ihop den här platta arkitekturen och skapa kontexter lanserades nyligen "Hubsiter". De är ett fantastiskt verktyg som hjälper dig att organisera och koppla samman siter med exempelvis gemensam navigation och branding oavsett vad de har för fysisk lagringsplats.

Mindre kunder börjar oftast med bara 1 hubsite. Den ensamma hubben får för dem representera hela intranätet. Det funkar bra för många då de får en globala navigation och en gemensam branding. Enkelt.

Exempelvis bygger vårt paket på 1 hubsite som standard.

Större kunder eller kunder med mycket information kan däremot vinna mycket på att ha flera olika hubsiter för olika områden. Exempelvis en projekt-hub, en rese-hub eller en hr-hub.

Vad många inte tänker på när de tänker på hubsiter är att de också får kontextkänslig sök. Med den kan du aggregera upp information som är gemensam för hela hubben på hubbens startsida.

Exempelvis enkelt kan du enkelt visa alla nyheter eller senast ändrade dokument från alla siter kopplade till hubben. Det går även att skapa mer fokuserade sökningar. Som att på projekthubbens startsida via alla nya lessons-learned dokument från alla projektsiter på projekt-hubben. Bra sätt att slippa fundera på vad för andra dokument från andra lesson-learnt på intranätet som smyger sig in i resultaten. Fokuserade sökningar är bra för att enkelt sålla bland stora mängder information.

Hubbsiter påverkar även den vanliga sökfunktionen i SharePoint. När du befinner dig på en hubb och söker kommer den by default att begränsa din sökfråga till att bara gälla den aktuella hubben (du kan såklart expandera sökningen som användare om du vill, men det är bra att informera om att det här är det förväntade beteendet). På samma sätt som att söken förändras om du söker inifrån ett dokumentbibliotek.

Hur påverkar hubsiter mig som ansvarar för vårt intranät?

Först och främst: Du har fått en helt ny pusselbit att lägga i ditt SharePoint-pussel. 

Som med alla andra saker som rör SharePoint är det bra att tänka igenom saker innan vi lanserar dem till användare, annars blir det kan lätt kaos med användarfrustration som följd.

Vi ser det här dock som att du nu fått ett verktyg som (till viss del) kan hjälpa er hantera den där både bästa och jobbigaste delen i företaget: Förändring.

Tidigare när du skapade en subsite i SharePoint så var det nästan kört. Så fort du började fylla siten med data så var den nästan fastgjuten med betong. Det fanns helt enkelt inte något enkelt sätt att flytta på den.

Hubsiter däremot är en lös koppling mellan siter som du enkelt kan ändra över tid

För att komma framåt med tankarna så brukar vi ta approachen med kunder att börja fundera över på vilken nivå vi vill bygga vårt samarbete just nu. Hur jobbar vi egentligen med varandra?

Jobbar vi mycket i projekt med komplicerade rättighetsmatriser? 

Är det på avdelningarna som arbete utförs, eller är det så att vi organiserar oss och vårt samarbete efter värdeströmmar/tjänsteutbud? 

Även fast siter i sig är lätta att koppla och flytta mellan olika hubbar är det svårt att ändra fundamentala organisations- och samarbetsbitar. Att gå från en grupp för varje kund till att flytta alla kundprojekt in i siter fokuserade på affärsområden kommer fortsatt ta tid för er rent tekniskt men det tar även tid organisatoriskt eftersom ni bryter upp gamla strukturer och maktpositioner. Men att flytta affärsområdessiter mellan olika hubbar kommer vara enkelt och är (kanske) inte lika organisatoriskt farligt.

Vårt tips är att inte försöka driva organisatorisk förändring av samarbetsformer i bolaget genom IT-verktyg, det behöver börja med människorna och att de delar uppfattningen om att det faktiskt är såhär ni jobbar och organiserar er. Annars kommer de hitta sätt att jobba runt det tekniska verktyget och hela informationsarkitekturen kommer då falla.

Så börja fundera på vilka era grupper är. Är det lösa team som jobbar temporärt kring produkter? Fasta avdelningar baserat på geografi? Divisioner som enas kring kampanjer? När du vet svaret på dessa frågor blir det enklare att designa hub-arkitekturen.

Hur fungerar navigation på hubsiter?

Eftersom varje site kopplad till en hubsite kommer dela hubbens globala navigation är det bra att utgå från att länkarna i navigationen leder till ett ställe där du får med dig navigationen. Det kan vara frestande att länka till den där gamla siten som fortfarande ligger som en subsite under ekonomi men det förvirrar användare väldigt mycket när den helt plötsligt inte kan fortsätta sitt utforskande eftersom hela navigationen har förändrats genom 1 klick på en nod i navigationen. Använd hellre andra sätt att hjälpa folk att navigera _mellan hubbar_.

Ett enkelt tips som kan vara ett bra första steg är att få användare att följa hubsiter och fundera på att lägga dem i organisationslänkarna så att de dyker upp under "SharePoint Home".

Då kan de klicka på SharePoint under "våfflan" och därifrån ta sig till den hubb där de hittar vad de letar efter.

Även intranätets startsida kan vara en bra sluss här, peka tydligt ut vilka hubbar som finns och vad användare kan förvänta sig att hitta på de olika hubbarna.

Hur ska användare ska hitta till sina siter är och förblir en stor och viktig fråga i ett intranätsprojekt.

För att kunna lösa upp den behöver du tänka på de tre klassiska scenariona en användare ställs inför:

• Jag vet att siten finns och vart den är
• Jag vet att siten finns men vet inte vart den är
• Jag vet inte om siten finns eller vart den isf kommer vara

Om du hoppades på tre enkla svar från oss på hur du svarar på frågorna måste vi göra dig besviken, det här är frågor som kan ha olika svar för olika organisationer.

För att lösa detta behöver du samla ihop användare i exempelvis en workshop kring ämnet och fundera på hur deltagarna gör i dagsläget och vad det finns för styrkor och svagheter med det sättet.

Efteråt blir det lättare att besvara frågorna.

Varför ser användare en länk till HR siten när de inte har access att gå in på den?

SharePoints navigation förstår inte om du har rätt att se innehållet som en länk pekar på. Det här kan vara problematiskt när du vill ge användare som faktiskt har rättighet till en site en möjlighet att hitta den i navigationen utan att påkalla onödig uppmärksamhet från de som inte har access om att siten överhuvudtaget existerar.

Tänk dig att du har en site för ett företagsförvärv där du vill att personerna som jobbar med projektet snabbt kan hitta relevant information, men du vill inte lägga till den i navigationen för alla användare. Hur gör du?

Jo du använder något som kallas målgruppsanpassning - en inställning i menyn som gör att målgruppsanpassade länkar bara visas för de personer/grupper du angett

Måste jag underhålla navigationen eller uppdateras den automatiskt?

Den delade navigationen för en hubsite är inte något som kommer att uppdateras automatiskt när du lägger till eller tar bort siter i hubben, den måste underhållas och förvaltas. Det är trots allt bland det viktigaste som finns på ur ett användarperspektiv.

Det går såklart (och blir enklare rent tekniskt desto mer verktyg Microsoft släpper) att programmera en lösning som automatiskt lägger till siter i navigationen för hubben när siten ansluts till hubben. Tänk bara på om det verkligen är rätt sak att göra i alla fall. Om du har en projekthubb och skapar 10 000 projekt om året, kommer verkligen alla projektsiter att få plats i navigationen eller behöver vi ett annat sätt att navigera? Är sök och filtrering ett bättre alternativ? Då kanske en länk i navigationen till "Projektregistret" är en bättre approach.

Avslutande saker att tänka på

Branding är fortfarande relativt begränsat med Out Of The Box SharePoint även fast Microsoft löpande lanserar små bitar som gör det enklare att branda rekommenderar vi fortfarande att antingen hålla dig till vad boxen ger (jobba med färger, bilder och vad du har för information på sidorna) eller att använda en paketerad lösning från en 3e-partsleverantör som som har egna ramverk för branding. Det blir billigare och enklare att underhålla. Stora brandingprojekt kommer oftast med stora förvaltningskostnader, så var noga med nyttan och effekten ni vill åstadkomma med brandingen - den kan vara stor för många.

Jobba med upprullning av information med sök för att underlätta hittbarhet för dina användare. Att visa alla nyheter från en hubsite som innehåller många olika typer av information kan bli förvirrande. Då kan det vara bättre att använda hanterad metadata för sidor och skapa olika "boxar" där du visar tydligt namngiven information.

Använd kommunikationssiter när du vill informera och gruppers team-siter när du vill samarbeta. Den här frågan behöver inte vara krångligare än så. Information som arbetas fram sparar vi på team-siter och information du letar dig fram till som medarbetare lägger vi på kommunikationssiter. Självklart kan du länka till HR's formulär för ledighetsansökan från en kommunikationssite - men fundera på om inte en renodlad publiceringsupplevelse blir enklare och trevligare för användaren.

Använd en namnstandard för hubsiter så att användare förstår när de är på en hubsite och när de inte är det. Exempelvis "HR-hubben" och "Projekt-hubben" eller "Våra resor" eller "Våra projekt". Välj ett sätt att namnge och håll dig till det.

Siter som blir anslutna till en hubb kommer inte automatiskt att dela rättigheter med hubben. Så förvänta dig inte att bara för att du ansluter något till HR hubben att själva gruppen du anslöt automatiskt blir rättighetshanterad.

Du kan ha max 100 hubsiter. Om du inte är ett multinationellt bolag med tiotuseltals anställda har jag svårt att se när du skulle behöva så många siter, men hör gärna av dig - vi älskar att se nya sätt som smarta människor använder pusselbitarna som finns i Office 365

‍