Har du någonsin skapat en ny SharePoint-sida för att sedan spendera en halv förmiddag åt att leta reda på den när du ska göra färdigt den? Snart blir det mycket enklare att hitta tillbaka till alla SharePoint-sidor som du har skapat eller jobbat med, oavsett var de ligger.
Microsoft utvecklar en funktion i SharePoint som både underlättar när du ska skapa nya sidor och ger dig en översikt över vilka sidor du jobbar med. Detta är en vidareutveckling av SharePoint-startsidan.
SharePoint-startsidan, som du kommer till om du öppnar SharePoint via “våffelmenyn” (Appfönstret, uppe i vänsterhörnet), har hittills varit ett sätt att lokalisera olika SharePoint-webbplatser som du är, eller skulle kunna vara, intresserad av. Nu finns det även funktioner för att skapa nyhetsinlägg och -länkar samt nya SharePoint-webbplatser. Nästa steg i utvecklingen innebär att använda startmenyn som ett verktyg för hantering av dina SharePoint-sidor - för att både hitta tillbaka till sidor du arbetar med och skapa nya.
Hitta ditt arbete snabbare
Översikten “Senaste sidor” ger dig en samlad vy över sidor som du arbetat med. Här kan du bland annat se var sidorna ligger, om och när de är publicerade samt när de senast ändrades. Översikten gör det lättare att hitta tillbaka till sidor som du har arbetat med tidigare, vilket gör det lättare att snabbt återuppta arbetet med påbörjade projekt.
Skapa nya sidor med förbättrad kontroll
Det finns också funktioner för att skapa nya sidor. När du skapar en ny sida från SharePoint-startsidan sparas den på din OneDrive tills du väljer att publicera den. Detta innebär bland annat att du kan göra färdigt sidan i lugn och ro utan att någon annan får tillgång till informationen förrän du är redo, något som kan vara väldigt viktigt om du hanterar känslig information. Det är först i samband med publicering som du väljer var den ska placeras. Detta ger ytterligare nivå av kontroll och säkerhet över ditt innehåll.
En annan spännande ny funktion är möjligheten att publicera SharePoint-sidor direkt på din egen OneDrive och dela dessa med personer eller grupper som du vill ska få tillgång.
Möjliga risker och nackdelar
Trots de många fördelarna finns det tyvärr även risker och nackdelar. En risk är att informationen “fastnar” i medarbetarnas personliga OneDrive, vilket kan leda till informationsförlust eller svårigheter att hitta viktigt material.
Eftersom det är så enkelt att publicera innehåll på valfri webbplats gäller det att medarbetarna har bra koll på företagets informationsstruktur annars finns det en risk att informationen sprids ut på olika SharePoint-siter och det kan göra att den blir svårare att hitta och underhålla.
Slutligen kan det också uppstå dubbelarbete eftersom privata utkast inte är synliga för andra.
En mängd nya möjligheter
De nya funktionerna i SharePoint erbjuder en mängd möjligheter att effektivisera och förbättra dina arbetsflöden. Genom att vara medveten om både fördelar och nackdelar kan du utnyttja dessa uppdateringar på bästa sätt för att förbättra era arbetsprocesser och öka samarbetet inom organisationen.
