Är din arbetsmiljö i Microsoft Teams så produktiv som den kan vara?
Att ha en klar och välorganiserad Teamsmiljö är grundläggande för att säkerställa produktiviteten och effektiviteten i ett företag. Men i strävan att maximera funktionaliteten, är det lätt att göra misstag som i slutändan kan störa arbetsflödet och minska produktiviteten.
Här är sju vanliga misstag i Microsoft Teams som du bör undvika:
1. Skapa nya Teams när det redan finns befintliga med samma syfte eller namn
Varför inte? Det skapar förvirring och splittrar information och resurser, vilket gör det svårare för teammedlemmar att hitta och dela relevant information.
Bättre sätt: Innan du skapar ett nytt team, gör en snabb kontroll för att se om det redan finns ett team med liknande syfte eller mål. Om det redan finns ett liknande Team, överväg att ansluta till det eller skapa ett nytt gemensamt.
2. Avsluta projekt genom att bara lämna Teamet
Varför inte? Att lämna gamla team aktiva men utan medlemmar kan skapa oreda och göra det svårare att navigera i Teams-miljön. Det kan också leda till att känslig information blir lättillgänglig längre än nödvändigt.
Bättre sätt: Använd arkiveringsfunktionen i Teams när ett projekt avslutas. Detta bevarar all information och samtal på ett säkert sätt och hindrar ytterligare aktivitet, samtidigt som det håller historiken tillgänglig för framtida referens.
3. Strunta i att uppdatera teamägare när personer byter position eller lämnar organisationen
Varför inte? Om en teamägare lämnar teamet utan att en ny ägare tilldelas kan det orsaka problem med teamhantering och tillgång till viktig information.
Bättre sätt: Ha som regel att alltid ha minst två teamägare för att säkerställa kontinuitet. Om en teamägare lämnar, se till att omedelbart uppdatera ägarskapet till en annan lämplig person i organisationen.
4. Använda för långa eller likartade teamnamn
Varför inte? Om teamnamnen är för långa kan de bli avskurna i Teamslistan vilket gör det svårt att snabbt identifiera och skilja dem åt, särskilt om särskiljande information är placerad mot slutet av namnet. Detta kan skapa förvirring och göra att det är svårt att hitta rätt team, särskilt i miljöer med många liknande team.
Bättre sätt: Sträva efter att göra teamnamnen korta och koncisa samtidigt som de förblir beskrivande. Om du hanterar flera liknande team, placera de särskiljande detaljerna tidigare i namnet. Detta säkerställer att nyckelinformationen är synlig även om namnet delvis blir avklippt i användargränssnittet.
5. Överanvändning av @mentions
Varför inte? För mycket användning av @mentions, särskilt till hela teamet, kan leda till notifikationströtthet och göra att viktiga meddelanden går förlorade i bruset.
Bättre sätt: Använd @mentions sparsamt och endast när det är absolut nödvändigt att få någons uppmärksamhet. För generella meddelanden, överväg att bara posta i kanalen utan att särskilt nämna någon.
6. Ignorera standardkanalen och skapa nya kanaler för varje ny diskussion
Varför inte? Standardkanalen, Allmänt/General, är menad för viktiga meddelanden och diskussioner som berör hela teamet. Att inte använda denna kanal kan leda till att viktig information missas.
Bättre sätt: Använd den "Allmänna" kanalen för meddelanden som är av vikt för alla teammedlemmar. Använd eller skapa särskilda kanaler för mer specifika ämnen eller projekt.
7. Misslyckas med att utnyttja flikar och applikationer
Varför inte? Teams erbjuder möjligheten att integrera olika Microsoft-applikationer och tredjepartstjänster som flikar inom ett team. Att inte integrera och använda tillgängliga applikationer och tjänster minskar teamets effektivitet och möjligheten att arbeta smidigt inom samma plattform.
Bättre sätt: Utforska och integrera relevanta Microsoft- och tredjepartsapplikationer som kan förbättra samarbetet och produktiviteten. Använd flikar för att organisera dessa verktyg och resurser på ett överskådligt sätt.
Skapa en mer strukturerad och säker arbetsmiljö
Genom att proaktivt undvika dessa misstag kan ditt företag skapa en Teams-miljö som inte bara är mer strukturerad och säker, utan också mer gynnsam för produktivitet och effektivitet. De rätta strategierna och förhållningssätten kan göra en stor skillnad i hur väl ditt team samarbetar och uppnår sina mål.
