Har du svårt att se fördelarna med att gå från en traditionell lokal filserver till ett molnbaserat samarbetssystem som Microsoft 365? Här är 10 tungt vägande skäl att att det som erbjuds i en tjänst som Microsoft 365 är överlägsen vad som erbjuds av en lokal filserver.
Gör informationen sökbar
Alla dokument indexeras i Microsoft 365, både namn och innehåll och till och med bilder. Det gör att de blir hittbara även om du inte vet exakt vad du söker efter. På en filserver behöver du veta var du ska leta eller vad filen heter.
Fjärraccess
Du kommer åt dina filer antingen du är på jobbet, sitter på tåget eller jobbar hemma.
Plattformsoberoende
Du är inte beroende av en enhet utan kan komma åt dina filer och samarbeta med kollegor oavsett om du använder mac, pc, platta eller mobil och använda office-programmen eller online-versionerna. De flesta filserver-lösningar är begränsade till att man använder en särskild filutforskare och fungerar därför bara i en miljö, exempelvis Windows.
Automatisk versionshantering
Versionshantering är automatiskt påkopplat i Microsoft 365 vilket ger möjligheten att snabbt och enkelt jämföra med och återställa dokument till en tidigare version. Motsvarigheten på filservern är att återställa från backup, vilket kan vara en ganska komplicerad procedur.
Flera personer kan arbeta i samma Office-dokument samtidigt
I Microsoft 365 kan flera personer öppna och arbeta med samma Office-dokument samtidigt. Du behöver alltså inte vänta på att kollegan ska stänga dokumentet för att du ska kunna öppna och arbeta i det eller tvingas spara ditt dokument som en kopia och sedan försöka pussla ihop de olika versionerna.
Ni öppnar helt enkelt samma dokument samtidigt och kan dessutom se vad de andra gör.
"Allt" är på samma ställe
Dina dokument ärbara en del av det du jobbar med och genom att arbeta med filer i SharePoint och Teams har du samtidigt tillgång till allt annat som hör ihop med dokumenten som anteckningar, kalenderbokningar, epost, chattar, uppgifter med mera. Arbetar du mot en filserver har du dokumenten på ett ställe och kommunikationen på ett annat.
Godkännandeflöden kan enkelt kopplas på
Det går lägga till en godkännandenivå för data i Microsoft 365 som innebär att ett dokument som ändras, exempelvis en policy, måste godkännas av en ansvarig innan den nya versionen av dokumentet blir tillgänglig för alla användare i miljön.
Enkelt att dela dokument
I Microsoft 365 är det enkelt att dela dokument, både inom och utanför organisationen. Istället för att skicka en kopia av filen skickar du en länk som ger access till filen och gör det möjligt att samarbeta i samma fil istället för att man skapar olika kopior som sedan behöver sammanfogas till en ny gällande fil.
Säker personlig lagringsplats
Det ingår minst 5TB personlig lagringsplats på OneDrive i varje Microsoft 365-licens. Informationen är tillgänglig i datorn på jobbet, på mobila enheter eller på distans via webben.
Det typiska scenariet när man arbetar mot en filserver och vill arbeta med ett dokument "hemma" är att data skickas som en bilaga (skapar ytterligare en kopia av data igen) via e-post, vanligtvis till en personlige-postadress som inte är företagsspecifik och inte uppfyller kraven. Det bearbetas sedan utanför företaget, vanligtvis lämnas en kopia på hemdatorn såväl som i det personliga e-postkontot, och skickas sedan tillbaka tillföretaget.
I och med att OneDrive for Business möjliggör att data kan nås från vilken plats som helst på en mängd olika sätt förhindras dataläckage och det ger verksamheten mycket mer kontroll över er data.
Slipper infrastrukturkostnader
Kan ni göra er av med en eller flera filservrar slipper ni kostnaderna för att hantera och underhålla servrar, uppdatering av hård- och mjukvara, personalkostnader med mera. Dessa resurser kan istället ägnas åt att se till att verksamheten uppnår sina affärsmål.
Slutsats
Har du inte redan flyttat din filer till molnet så är det hög tid att ta en titt på det nu. Gör ni det på rätt sätt så kommer det leda till ökad effektivitet och minskade kostnader.
